Mit den neuen Teams- und Workspaces-Funktionen kannst du deine Projekte effizient verwalten – egal, ob du als Freelancer arbeitest oder Teil eines grossen Kreativteams bist. Hier erfährst du, wie du Teams erstellst, Workspaces strukturierst und die neuen Funktionen optimal nutzt.
1. Was sind Teams und Workspaces?
Teams ermöglichen die Zusammenarbeit mit internen Mitarbeitern und externen Partnern. Du kannst Teammitglieder hinzufügen, Rollen vergeben und Workspaces erstellen.
Workspaces sind dein zentraler Arbeitsbereich, in dem du Projekte verwaltest, Dateien organisierst und Kunden den Zugriff auf ihre Inhalte ermöglichst.
Struktur
Team → Workspaces → Ordner → Projekte → Kollektionen
2. Teams: Gemeinsam mehr erreichen
Mit der neuen Teams-Funktion kannst du mühelos Gruppen erstellen, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Hier sind die Hauptmerkmale:
Team erstellen: Gehe zur „Teams“-Sektion und klicke auf „Neues Team erstellen“. Gib deinem Team einen Namen und füge Mitglieder hinzu, sei es interne Mitarbeiter oder externe Freelancer wie Bildbearbeiter etc.
Rollen zuweisen: Weise Teammitgliedern spezifische Rollen zu, um die Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Einem Teammitglied kannst du volle Rechte an einem Workspace geben, was bedeutet, dass es an allen freigegebenen Workspaces und den darin enthaltenen Projekten mitarbeiten kann. Im Gegensatz dazu können Gäste auf Bibliotheken, Reviews und Workflows zugreifen, aber das Projekt nicht weiter teilen oder Freigaben erstellen.
Kommunikation: Nutze die integrierte Kommentare, um direkt in moodcase zu kommunizieren und Aufgaben zu erstellen.
3. Workspaces: Dein kreativer Hub
Workspaces bieten eine strukturierte Umgebung, um Projekte zu organisieren und zu verwalten. Hier sind die Hauptfunktionen:
Projektübersicht: Erstelle Workspaces auf Projekt- oder Kundenebene und behalte den Überblick über alle wichtigen Informationen und Dateien.
Dateiverwaltung: Lade Dateien hoch, organisiere sie in Ordnern und verlinke sie direkt mit deinen Projekten. Innerhalb eines Workspaces kannst du Projekte in Ordner gruppieren und für jedes Shooting oder jeden Shooting-Tag ein eigenes Projekt erstellen. Die Bilder und Videos im Projekt können wiederum in Kollektionen eingeordnet werden, um den Überblick zu behalten.
Integration: Nutze die nahtlose Integration mit Adobe Lightroom, Capture One und Dropbox, um deine Arbeitsabläufe zu optimieren.
4. So richtest du Teams und Workspaces ein
Melde dich bei deinem moodcase-Konto an und gehe zu „Teams erstellen“.
Erstelle ein neues Team und füge Benutzer dem Team hinzu.
Erstelle einen neuen Workspace.
Erteile den Workspace Mitgliedern die gewünschte Berechtigung.
5. Tipps und Tricks
Effektive Kommunikation: Nutze die Kommentare, um Missverständnisse zu vermeiden und den Workflow zu verbessern. Jeder Kommentar wird mit der E-Mail-Adresse des Absenders versehen, sodass du immer weisst, wer welchen Kommentar erstellt hat.
Klare Struktur: Verteile klare Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams.
Single Source of Truth: Stelle sicher, dass jeder jederzeit Zugriff auf die aktuelle Version hat, um konsistente und aktuelle Informationen zu gewährleisten.
6. Häufig gestellte Fragen
Kann ich externe Mitglieder zu meinem Team hinzufügen?
Ja, du kannst auch externe Partner oder Kunden zu deinem Team einladen und ihnen bestimmte Berechtigungen zuweisen.
Sind meine Daten sicher?
Absolut! Datensicherheit hat bei uns oberste Priorität. Alle Daten werden verschlüsselt und sicher gespeichert.
Kann ich mehrere Workspaces gleichzeitig verwalten?
Ja, du kannst so viele Workspaces erstellen und verwalten, wie du benötigst.
7. Struktur und Berechtigungen
Die Struktur sieht wie folgt aus:
Team → Workspaces → Ordner → Projekte → Kollektionen
Auf Team-Ebene können Benutzer mit verschiedenen Berechtigungsstufen eingeladen werden. Workspaces können den Team-Benutzern freigegeben werden.
Workspaces können auch einem Kunden freigegeben werden, der dann Zugriff auf alle seine Projekte bekommt. Für kleine Kunden, für die du möglicherweise nur einmal arbeitest, kannst du einen Workspace namens „Kunden“ erstellen, dann einen Ordner mit dem Kundennamen und darin das Projekt mit dem Shooting. Für wiederkehrende Kunden lohnt es sich, einen eigenen Workspace anzulegen, da du so den gesamten Überblick über alle Projekte dieses Kunden behältst und dem Kunden den Service bietest, immer alle seine Projekte zur Verfügung zu haben.
Wir hoffen, dass du die neuen Teams und Workspaces von moodcase genauso aufregend findest wie wir. Für weitere Fragen oder Unterstützung steht unser Support-Team jederzeit zur Verfügung.